Privacyverklaring werknemers

 

PRIVACYVERKLARING WERKNEMERS

Ingangsdatum: mei 2018
Antalis streeft ernaar om de persoonlijke gegevens van alle medewerkers en sollicitanten, die persoonlijke gegevens delen met het bedrijf, zo goed mogelijk te beschermen. Antalis heeft deze Privacyverklaring opgesteld om je te informeren over jouw rechten en ook over de verschillende initiatieven die Antalis heeft ondernomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. De Privacyverklaring hebben we opgesplitst in de onderstaande 10 hoofdstukken.
Het is belangrijk dat je deze Privacyverklaring zorgvuldig leest.
 
Inhoudsopgave
1. DOEL VAN DEZE PRIVACYVERKLARING
2. OP WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?
3. OP WELKE GEGEVENS IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?
4. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE EN HOE GEBRUIKEN WE ZE?
5. HET BEWAREN VAN GEGEVENS
6. INTERNATIONALE UITWISSELING VAN GEGEVENS
7. DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN
8. DIENSTVERLENERS
9. HET ACTUEEL HOUDEN VAN JOUW GEGEVENS
10. JOUW RECHTEN
 
 
1. DOEL VAN DEZE PRIVACYVERKLARING
Antalis is een Franse naamloze vennootschap met een aandelenkapitaal van 213.000.000 euro, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel van Nanterre onder nummer 410 336 069, en is gevestigd te 8 Rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Frankrijk).
Antalis neemt de bescherming van de privacy van haar medewerkers en sollicitanten zeer serieus, dit is onderdeel van haar bedrijfswaarden. Antalis zet zich dan ook in voor het op verantwoorde wijze verzamelen, onderhouden en gebruiken van persoonlijke informatie. Daarnaast legt de huidige wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming in de Europese Unie ook strikte voorwaarden op waaraan Antalis zich wil houden.
Aan de hand van onze gedragscode legt ANTALIS voor zichzelf en voor de aangesloten bedrijven een verklaring af waarin wij het fundamentele en onvervreemdbare recht van ieder individu op de bescherming van zijn/haar privéleven en zijn/haar persoonsgegevens erkennen. Wij committeren ons eraan om de nodige procedures in te voeren zodat de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens, die in het kader van onze activiteiten worden uitgevoerd, in overeenstemming zijn met de wetgeving en de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens van individuen respecteren. Voor meer informatie kun je terecht op onze website www.antalis.com.
 
De ANTALIS Groep heeft gewerkt aan de update van haar processen om te voldoen aan de EU-verordening 2016/679 betreffende de bescherming van persoonsgegevens. Dit heeft Antalis gedaan door een intern gegevensbeschermingsprogramma op te zetten waarmee in onze hele ANTALIS Groep het gebruik van een standaard norm wordt nagestreefd bij het verzamelen, gebruiken en beheren van persoonsgegevens.
De gegevensbeheerder(s) voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is (zijn) de lokale Antalis bedrijven, hierna te noemen ANTALIS, waar je in dienst bent of een actieve sollicitant bent.
 
In deze privacyverklaring wordt toegelicht op welke manier we gegevens over onze medewerkers en sollicitanten voor een functie in de groep kunnen verzamelen, gebruiken en bekendmaken. Daarnaast wordt beschreven welke rechten je hebt met betrekking tot jouw eigen persoonsgegevens. De volgende informatie zou je moeten helpen het doel van dit document te begrijpen.
 
2. OP WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle medewerkers en sollicitanten. Het begrip "medewerker" wordt gedefinieerd als: een persoon die voor Antalis werkt op basis van een arbeidsovereenkomst of een daarmee vergelijkbare overeenkomst (met inbegrip van stagiairs).
 
3. OP WELKE GEGEVENS IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?
In deze privacyverklaring wordt onder "persoonsgegevens" verstaan: alle informatie (hetzij digitaal of schriftelijk) met betrekking tot een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder door verwijzing naar een identificatiemiddel zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificatiemiddel of één of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Ze bevat eveneens bijzondere categorieën van persoonsgegevens ("bijzondere categorieën gegevens") aan de hand waarvan we de raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, geloofsovertuigingen of andere gelijksoortige overtuigingen, het lidmaatschap van een vakvereniging, fysieke of mentale gezondheid of aandoening (met inbegrip van biometrische en genetische gegevens), het seksuele leven/geaardheid, of juridische gegevens (met inbegrip van informatie over het plegen of vermeend plegen van een strafbaar feit en de opgelegde straf of geldboete) kunnen bepalen of afleiden.
ANTALIS zal uitsluitend bijzondere categorieën gegevens verzamelen indien dit nodig is voor een van de hieronder beschreven doeleinden. In hoofdstuk 4 “Welke gegevens verzamelen we en hoe gebruiken we ze” hieronder vind je meer informatie over wanneer en waarom we hier mogelijk toe verplicht zijn.
 
4. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE EN HOE GEBRUIKEN WE ZE?
ANTALIS kan jouw persoonsgegevens voor uiteenlopende doeleinden gebruiken, zoals beschreven in de volgende punten hieronder.
Wij committeren ons eraan om uitsluitend de persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken die nodig zijn voor het beheer en de administratie van aangelegenheden voorafgaand aan de indiensttreding, tijdens het dienstverband en na de uitdiensttreding. ANTALIS gebruikt persoonsgegevens met het oog op de bedrijfsactiviteiten, de ontwikkeling van medewerkers, informatietechnologie, administratieve doeleinden en wanneer dit vereist is in het kader van gerechtelijke of administratieve procedures of anderszins door het toepasselijke recht wordt vereist om de belangen van Antalis en derden te beschermen, of wanneer daartoe de gepaste wettelijk vereiste kennisgeving werd gedaan. ANTALIS kan gegevens over medewerkers aan derden verstrekken met het oog op de tewerkstelling of het beheer van de belonings-, voordelen- en personeelsprogramma’s van ANTALIS.
Een van de fundamentele waarden van onze organisatie is gebaseerd op vertrouwen. Om meer informatie te krijgen over de doeleinden, de gegevens die we mogelijk verzamelen, de bron van de gegevens en de rechtsinstantie waarop ANTALIS zich beroept kan je jouw vragen hierover mailen naar het volgende e-mailadres: dataprotection-HRHQ@Antalis.com.
 
Persoonlijke Identificatie en persoonlijke status
Bij ANTALIS verzamelen en bewaren we uiteenlopende gegevens over medewerkers en sollicitanten om met jou een arbeidscontract of -overeenkomst te kunnen sluiten en om onze verplichtingen uit hoofde van jouw arbeidscontract of -overeenkomst te kunnen nakomen. We kunnen onder meer alle of sommige van de volgende persoonsgegevens verzamelen:
Titel voornaam Achternaam
Andere na(a)m(en) E-mailadres Geslacht
Geboortedatum Foto Adres
Telefoonnummer(s) Bankgegevens Contactgegevens voor noodgevallen
Socialezekerheidsnummer Nationaliteit Burgelijke staat
Naaste verwanten Functie Soort tewerkstelling
Afdeling Plaats ID werknemer
Loon, belastingen en bijdragen Bonus/commissie Gegevens over vakantiedagen, ziekte, invaliditeit en andere afwezigheden
Gegevens over pensioenregelingen Gegevens over uitkeringen Gegevens over tuchtrechtelijke aangelegenheden en klachten
Voertuigmerk(en) Voertuigregistratienummer(s) Lidmaatschap van vakbond
 
Loopbaan
 
We doen er alles aan om onze huidige en toekomstige medewerkers te ondersteunen bij de ontwikkeling van hun talenten en vaardigheden. Wij kunnen tijdens de periode van jouw dienstverband gegevens verzamelen over jouw loopbaan. Ten behoeve van de ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van onze medewerkers kunnen we onder meer de volgende gegevens verzamelen:
CV Diploma('s) Verslagen over de controle van referenties
Referenties vóór indiensttreding Onderscheidingen Opleidingsgegevens/certificaten
Functiewaarderingen Prestatiebeoordelingen Persoonlijk ontwikkelingsplan
Talentbeoordelingen Herziening van beloningen  
 
IT, verbindingsgegevens en beveiliging
 
We geloven in het belang van ‘Accountability’, dus wanneer de wetgeving dit toestaat, mag ANTALIS in- en uitgaande telefoongesprekken en de digitale communicatie van of naar de netwerken van ANTALIS registreren en/of controleren om onze onderneming te beschermen en om na te gaan of onze beleidslijnen en de relevante wettelijke vereisten worden nageleefd. Dergelijke registratie en/of controle wordt uitgevoerd voor rechtmatige bedrijfsdoeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Het kan onder meer de volgende doeleinden betreffen:
 Registreren van feiten (zoals het omzetten van spraakberichten in tekstvorm)
 Vaststellen of de beleidslijnen en procedures van ANTALIS worden nageleefd
 Naleven van de toepasselijke wet- en regelgeving
 Voorkomen en opsporen van criminaliteit en onderzoeken van ongeoorloofd gebruik
 Opvolgen van het daadwerkelijke gebruik en de werking van de netwerken en systemen van ANTALIS
 Opleidings- en kwaliteitscontrole
We kunnen in onze gebouwen beelden van jou maken met de CCTV-systemen die worden gebruikt door ANTALIS of de entiteit die onze gebouwen beheert. De toegangscontrolesystemen in onze gebouwen kunnen eveneens de plaats, het tijdstip en de datum van je toegang tot en vertrek uit onze kantoren vastleggen.
 
We kunnen toegang krijgen tot onderstaande gegevens:
 
IP-adressen Logboeken Gespreksopnamen
Videobewaking Metagegevens E-mailgegevens
 
Locatiegegevens
 
Wij kunnen je in het kader van jouw arbeidscontract en beroepsactiviteiten toestellen / apparatuur zoals gsm, computer, auto’s, toegangsbadges enz. bezorgen.
Onderstaande gegevens kunnen worden verzameld:
 
Gps-gegevens Traceren van gsm’s Gegevens over zakelijke reizen
 
 
Cookies
 
Als je onze websites gebruikt, krijg je melding dat dat deze websites gebruik maken van cookies en andere tools voor de analyse van het internetverkeer (bv. Pixel Tracking, Google Analytics enz.). Raadpleeg ons cookiebeleid voor meer informatie over het gebruik van deze tools.
 
5. HET BEWAREN VAN GEGEVENS
Je kan erop vertrouwen dat ANTALIS jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is zal bewaren om onze verplichtingen na te komen of om de doeleinden te bereiken waarvoor de gegevens worden verzameld. Daarnaast zal Antalis jouw persoonsgegevens nooit langer bewaren dan is toegestaan volgens de gegevensbeschermingswetgeving.
Om de juiste bewaartermijn te bepalen, houden we rekening met de hoeveelheid gegevens, de aard en de gevoeligheid van de gegevens, het mogelijke risico op schade door ongeoorloofd gebruik of bekendmaking van de gegevens, de doeleinden waarvoor we de gegevens verwerken en of we deze doeleinden al dan niet op andere manieren kunnen bereiken, en de wettelijke vereisten.
Het is mogelijk dat we gegevens voor aanzienlijke perioden moeten bewaren om onze wettelijke rechten vast te stellen, te laten gelden of te verdedigen, en voor archivering en historische doeleinden. Waar mogelijk en haalbaar zullen persoonsgegevens anoniem worden gemaakt door de gegevens waarmee natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd te verwijderen, te vervangen of af te schermen.
 
6. INTERNATIONALE UITWISSELING VAN GEGEVENS
Net als de meeste internationale bedrijven hebben wij, als groep die wereldwijd actief is, bepaalde aspecten van onze personeelsadministratie en archiefbeheer gecentraliseerd om op die manier meer ontwikkelingskansen voor onze medewerkers te creëren en te delen. Daardoor is het mogelijk dat jouw persoonsgegevens buiten het land van herkomst worden doorgegeven (zoals doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte) en wereldwijd binnen ANTALIS worden geraadpleegd.
Vertrouwen is één van onze TEAMWAARDEN waarmee we werken, daarom zullen we alle nodige beveiligings- en wettelijke voorzorgsmaatregelen treffen om de veiligheid en integriteit te waarborgen van jouw persoonsgegevens die binnen ANTALIS worden doorgegeven opdat internationale uitwisseling van persoonsgegevens binnen de EER binnen ANTALIS mogelijk worden gemaakt in overeenstemming met de
Europese privacywetgeving, en dit aan de hand van dezelfde beschermingsnormen voor persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens zullen derhalve hetzelfde beschermingsniveau genieten, ongeacht de plaats waar ze zich bevinden binnen ANTALIS.
Houd in gedachten dat jouw persoonsgegevens eveneens zullen geraadpleegd worden door de dienstverleners van ANTALIS die mogelijk in andere rechtsgebieden gevestigd zijn. Zie hoofdstuk 8 “Dienstverleners” voor meer informatie.
 
7. DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN
ANTALIS kan jouw persoonsgegevens bekendmaken (i) indien dit noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden, ook binnen ANTALIS zelf; (ii) indien dit vereist is door het toepasselijke recht; (iii) in het kader van een reorganisatie of combinatie van ons bedrijf en een ander bedrijf, (iv) indien wij van mening zijn dat deze bekendmaking noodzakelijk is om de contractuele voorwaarden en andere overeenkomsten af te dwingen of toe te passen, of anderszins de rechten, eigendom of veiligheid van ANTALIS te beschermen en te verdedigen; (v) om te voldoen aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of andere wettelijke verplichting, of een verzoek van een regelgevende instantie of overheidsinstantie; of (iv) met jouw toestemming.
Derden die persoonsgegevens over medewerkers ontvangen, zijn onder meer:
 Belasting-, douane- en accijnsautoriteiten
 Regelgevende instanties en andere beroepsorganisaties
 Beurs- en noteringsautoriteiten
 Openbare registers van bedrijfsleiders en deelnemingen
 Aanbieders van identiteitscontrolediensten
 Rechtbanken, politie en rechtshandhavingsinstanties
 Overheidsdiensten en -instanties
 Bedrijfsrevisoren en professionele adviseurs (zoals verzekeraars en adviseurs voor beroepsaansprakelijkheid)
We verzekeren je dat we alle redelijke inspanningen zullen leveren om de minimale hoeveelheid persoonsgegevens bekend te maken die in elk geval noodzakelijk zijn.
 
8. DIENSTVERLENERS
Derden die diensten verlenen aan ANTALIS worden “onderaannemers” genoemd. ANTALIS zal contracten sluiten met onderaannemers die voldoen aan de vereisten van de relevante privacywetgeving. Onderaannemers dienen de passende beveiligingsmaatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen en mogen geen persoonsgegevens gebruiken, behalve in opdracht van ANTALIS.
Onderaannemers die persoonsgegevens verwerken uit naam van ANTALIS kunnen gevestigd zijn in Europa of elders ter wereld. ANTALIS zorgt ervoor dat onderaannemers voldoen aan de wettelijke vereisten voor de doorgifte van persoonsgegevens buiten het rechtsgebied waarin ze oorspronkelijk werden verzameld. ANTALIS vraagt aan onderaannemers om voor gegevens die in de Europese Economische Ruimte zijn verzameld of die betrekking hebben op betrokkenen in de EER de modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen ten uitvoer te leggen, zoals opgelegd door de Europese privacywetgeving.
 
9. HET ACTUEEL HOUDEN VAN JOUW GEGEVENS
Open communicatie is een ‘must’ als we willen slagen, vandaar dat we alles in het werk stellen om de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, in stand te houden. We bieden ook de mogelijkheid om persoonsgegevens opnieuw in te kijken en, waar nodig, te verbeteren. Je kan daarvoor contact opnemen met je afdeling Human Resources. Het is belangrijk dat je ons op de hoogte brengt van alle wijzigingen in jouw contactgegevens of andere persoonsgegevens zodat we over de meest actuele informatie over jou beschikken.
 
10. JE RECHTEN
We verbinden ons er toe jouw rechten te respecteren en te handhaven. Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
 het recht om de persoonsgegevens die ANTALIS over jou bezit te raadplegen;
 het recht om jouw persoonsgegevens te laten verbeteren, bijvoorbeeld als deze onvolledig of onjuist zijn;
 in bepaalde omstandigheden en met inachtneming van het toepasselijke recht, het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, of het recht om te verzoeken dat jouw persoonsgegevens worden gewist;
 in bepaalde omstandigheden en met inachtneming van het toepasselijke recht, het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat (bekend als “gegevensportabiliteit”);
 wanneer je vrijwillig persoonsgegevens hebt verstrekt of anderszins hebt ingestemd met het gebruik ervan, het recht om jouw toestemming in te trekken;
 het recht om een klacht in te dienen. Dit kan je doen door een mail te sturen naar te sturen naar het volgende e-mailadres: dataprotection-HRHQ@antalis.com.
 
Wat als je jonger bent dan 16 jaar?
 
Ben je jonger dan 16 jaar of heb je de wettelijke leeftijd in jouw land nog niet bereikt, zorg er dan voor dat je toestemming hebt van je ouders / wettelijke vertegenwoordiger voordat je ons jouw persoonsgegevens verstrekt. Minderjarigen onder de 16 jaar en andere personen onder de wettelijke leeftijd mogen ons geen persoonsgegevens verstrekken zonder die toestemming.
Recht om een klacht in te dienen
Ben je niet tevreden over ons antwoord of ben je van mening dat wij jouw persoonsgegevens niet verwerken in overeenstemming met de wet, dan kun je een klacht indienen bij de desbetreffende toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van jouw land.
 
Wijzigingen aan deze verklaring
 
Deze privacyverklaring is bijgewerkt in mei 2018. Wij kunnen op gezette tijdstippen wijzigingen aanbrengen of zo nodig de privacyverklaring aanpassen om te voldoen aan de gegevensbeschermingswetgeving. We raden je dan ook aan om ze op ad-hoc basis opnieuw door te nemen. Wijzigingen aan een bepaling van de privacyverklaring zijn van toepassing vanaf de datum van publicatie op onze websites.
 
Vragen
Zorg ervoor dat je de inhoud van deze privacyverklaring zorgvuldig hebt doorgenomen en begrijpt. Indien je hier vraag over hebt of je zou wensen jouw rechten te laten gelden, neem dan contact met ons op door een verzoek te sturen naar het volgende e-mailadres: dataprotection-HRHQ@antalis.com